Co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to elektroniczny dokument, który zastępuje tradycyjne faktury papierowe. Jest to rozwiązanie coraz bardziej popularne w świecie biznesu, ze względu na swoje liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu, redukcja kosztów i poprawa efektywności procesów księgowych.
Co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna, zwana również e-fakturą, to dokument księgowy, który potwierdza zawarcie transakcji i jest wystawiany oraz przesyłany w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 32 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
W dobie cyfryzacji faktury elektroniczne stają się coraz bardziej popularne, zarówno w małych firmach, jak i w dużych przedsiębiorstwach. Ich używanie nie tylko ułatwia prowadzenie biznesu, ale również pomaga w spełnieniu wymogów prawnych i oszczędza czas.
Faktura elektroniczna to nic innego jak cyfrowy odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej. Może być wytworzona w dowolnym formacie, jednak najczęściej stosuje się pliki w formacie PDF, XML lub specjalistyczne formaty dostosowane do systemów księgowych. Ważne jest, by e-faktura spełniała wymogi określone w przepisach prawa, w tym zawierała wszystkie niezbędne elementy, takie jak:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy.
- numer faktury,
- datę wystawienia i termin płatności,
- nazwę towarów lub usług,
- kwoty netto, brutto i wartość podatku VAT.
Co istotne, na fakturze elektronicznej (e-fakturze) nie jest wymagane stosowanie określeń Oryginał i Kopia.
Co nie jest e-fakturą?
Fakturami elektronicznymi nie są faktury papierowe, wysyłane w formie obrazów za pośrednictwem faksu, dokumenty wystawiane w programie Word, obrazy w formacie jpg. Fakturą elektroniczną nie jest faktura wystawiona w wersji papierowej, zeskanowana i następnie przesłana i udostępniona w formie elektronicznej, np. za pomocą wiadomości e-mail. Są to więc faktury przesyłane w formie elektronicznej, ale nie są to e-faktury. Do przesyłania takich dokumentów, czyli skanów faktur, nie jest wymagana akceptacja ze strony odbiorcy. Może to być chociażby zgoda ustna. Natomiast dla e-faktur istnieje wymóg uzyskania zgody ze strony kontrahenta na wystawienie dokumentu rozliczającego transakcję w formie elektronicznej.
Jak działa faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna jest generowana, przetwarzana, wysyłana i przechowywana w formie cyfrowej. Proces e-fakturowania sprowadza się do kilku prostych kroków:
- Wygenerowanie faktury elektronicznej
Faktura elektroniczna może być automatycznie generowana przez system księgowy lub specjalne oprogramowanie do fakturowania. - Wysyłanie faktury
Po wygenerowaniu i podpisaniu, faktura elektroniczna może zostać wysłana do klienta za pomocą dedykowanej platformy do obsługi e-faktur, poczty elektronicznej lub systemu elektronicznego wymiany dokumentów. - Odbiór i akceptacja
Klient odbiera fakturę elektroniczną, zatwierdza ją, a następnie przetwarza do systemu księgowego do dalszego rozliczenia. - Przechowywanie
Faktura elektroniczna powinna być przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, w sposób umożliwiający dostęp do niej przez wyznaczony czas.
Podpis cyfrowy – czy jest wymaganay na e-fakturze?
Podpis cyfrowy pozwala zweryfikować autentyczność i integralność dokumentu. W celu zabezpieczenia autentyczności i integralności dokumentu, faktura elektroniczna może być podpisana cyfrowo przez nadawcę. Aby faktura elektroniczna była uznana za legalną, musi zostać podpisana podpisem elektronicznym lub przesłana za pomocą bezpiecznego systemu wymiany danych (np. EDI). Obecnie obowiązujące przepisy nie wymagają podpisywania faktur elektronicznych. Aczkolwiek dobre systemy księgowe zapewniają wystarczający poziom zabezpieczeń i chronią przed nieautoryzowanymi modyfikacjami e-faktur. Tym samym ważne jest, aby faktura elektroniczna zawierała wszystkie wymagane dane sprzedawcy i klienta (kontrahenta).
Jakie są zalety wystawiania faktur elektronicznych?
E-faktury to zdecydowana oszczędność czasu i pieniędzy. Proces generowania, wysyłania i przetwarzania faktur elektronicznych jest szybszy i tańszy niż w przypadku faktur papierowych. To ogromne ułatwienie nie tylko dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale też księgowych, prowadzących finanse firmy.
Skraca to czas żmudnej, papierkowej roboty. Mniej dokumentów to redukcja zużycia papieru i minimalizacja emisji dwutlenku węgla. Dodatkowo e-faktury gwarantują bezpieczeństwo i integralność. Faktury elektroniczne można łatwo przechowywać i archiwizować w formie cyfrowej, co ułatwia dostęp do nich w przyszłości.
Obowiązki prawne związane z e-fakturami
W Polsce faktury elektroniczne są regulowane przepisami ustawy o VAT. Ważne jest, aby uzyskać zgodę odbiorcy na ich wystawianie i przesyłanie w tej formie. Od 2024 roku w Polsce obowiązuje również Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza centralizację procesu wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych.
Jak rozpocząć wystawianie faktur elektronicznych?
Rozpoczęcie fakturowania elektronicznego nie jest trudne. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniej platformy lub oprogramowania do e-fakturowania, które jest zgodne z ich specyficznymi potrzebami i wymaganiami branżowymi. Weź pod uwagę łatwość obsługi. Integracja z istniejącymi systemami ma kluczowe znaczenie dla bezproblemowego wdrożenia e-fakturowania. Wybrane dla Twojej firmy rozwiązanie do e-fakturowania powinno łatwo integrować się z obecnymi systemami księgowymi i finansowymi. Zapewni to płynny transfer danych i unikniesz zakłóceń w przepływie pracy operacyjnej.
Fakturowanie B2B
Faktura B2B (business-to-business) zawiera wszystkie szczegóły sprzedaży, takie jak opisy produktów, usług, ich ilość, czy warunki płatności. Fakturowanie B2B jest ważne dla utrzymania płynności finansowej i upewnienia się, że zarówno dostawca, jak i nabywca mają jasną dokumentację każdej transakcji. W przypadku relacji B2B fakturowanie elektroniczne odgrywa kluczową rolę w usprawnieniu procesów biznesowych. Dzięki e-fakturom firmy mogą szybciej finalizować transakcje, unikać błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz lepiej monitorować terminy płatności. Szybki przepływ dokumentów i ich dostępność w formie elektronicznej zwiększa zaufanie między partnerami biznesowymi.
Fakturowanie elektroniczne B2C
Fakturowanie elektroniczne w modelu B2C (business-to-consumer) to coraz bardziej popularna praktyka wśród firm obsługujących klientów indywidualnych. E-faktury to po prostu nowoczesne podejście do obsługi klientów indywidualnych (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). W dobie cyfryzacji i rosnących oczekiwań konsumentów, e-faktury stają się nie tylko wygodnym, ale również ekologicznym i zgodnym z wymogami prawnymi narzędziem w relacjach z klientami. Wystawianie faktur elektronicznych dla klientów indywidualnych za zakup produktów lub usług to eliminacja kosztów papieru, drukowania i wysyłki drogą pocztową (kurierską). Faktura B2C musi zawierać numer faktur, dane sprzedawcy (w tym NIP), datę wystawienia faktury, imię i nazwisko klienta wraz z adresem zamieszkania, opis sprzedaży, stawkę VAT (jeżeli dotyczy transakcji), łączną kwotę do zapłaty.
Mała firma a fakturowanie elektroniczne
Przejście na fakturowanie elektroniczne może być korzystne dla firm każdej wielkości. Chociaż większe biznesy mogą osiągnąć natychmiastowe oszczędności kosztów i wzrost wydajności, małe firmy mogą również cieszyć się korzyściami, jakie niesie ze sobą wspomniane korzystanie z e-fakturowania. Dzięki e-fakturowania mała firma ma pewność zgodności z aktualnymi przepisami podatkowymi.
E-faktury – o czym warto pamiętać?
E-faktury to nie tylko zeskanowane wersje faktur papierowych. E-fakturowanie wykracza poza zwykłą digitalizację. Pamiętaj, że fakturowanie elektroniczne polega na tworzeniu, przesyłaniu i przetwarzaniu faktur w ustrukturyzowanym formacie cyfrowym. W przeciwieństwie do swoich papierowych odpowiedników, e-faktury umożliwiają zautomatyzowane przetwarzanie i integrację z innymi systemami cyfrowymi.
To wszystko sprawia, że faktury elektroniczne stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w dzisiejszych czasach, z uwagi na liczne korzyści, jakie niesie ze sobą. Jeśli chcesz usprawnić proces fakturowania w swojej firmie, warto rozważyć przejście na elektroniczne rozwiązania.
Aktualne informacje na temat faktur znajdziesz na stronie: Podatek od towarów i usług. – Dz.U.2024.361 t.j. – OpenLEX
Spodobał Ci się wpis? Podziel się nim z innymi:
Opublikuj komentarz