Czy ekspres do kawy to środek trwały?

W codziennej działalności firmy wyposażenie biurowe odgrywa istotną rolę nie tylko w podnoszeniu komfortu pracy, ale również w kreowaniu wizerunku przedsiębiorstwa. Jednym z takich elementów jest ekspres do kawy. W niniejszym artykule odpowiemy na pytanie, czy ekspres do kawy może być uznany za środek trwały? Czy ekspres do kawy można wrzucić w koszty?

Ciężko wyobrazić sobie firmę bez ekspresu do kawy. Nie chodzi tylko o dzień w biurze bez filiżanki dobrej kawy, ale też sposób zaprezentowania się w oczach klientów i kontrahentów. Zakup ekspresu do kawy może pomniejszyć przychody firmy. Należy go ująć w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Data jest tu na tyle ważna, gdyż od niej będzie zależeć rozpoczęcie amortyzacji.

Czym jest środek trwały?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, środek trwały to składnik majątku przedsiębiorstwa, który:

• jest używany w działalności gospodarczej – nie przeznaczasz go do odsprzedaży w ramach bieżącej działalności operacyjnej,
• ma przewidywany okres użytkowania dłuższy niż rok, co oznacza, że jest trwałym elementem majątku,
• posiada wartość początkową przekraczającą określone progi ustalone przez przepisy,
• charakteryzuje się trwałością.

Zgodnie z art. 22a ust.1 ustawy o PIT za środki trwałe uważa się inne przedmioty, które są własnością lub współwłasnością podatnika. Mogą to też być przedmioty, które wykorzystujesz na potrzeby swojej działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. Wszystko to, w tym ekspresy do kawy, dystrybutory wody, meble, komputery i inne, są więc środkami trwałymi. Są wykorzystywane, aby pomóc Twojej firmie prosperować i rozwijać się. 

Kryteria kwalifikacji ekspresu do kawy jako środka trwałego

Aby ekspres do kawy mógł być uznany za środek trwały, musi spełniać kilka kluczowych kryteriów:

1. Trwałość użytkowania
   Ekspres do kawy, podobnie jak inne urządzenia biurowe, zwykle ma okres eksploatacji przekraczający jeden rok. Dlatego z punktu widzenia trwałości, taki zakup spełnia jedno z podstawowych kryteriów klasyfikacji jako środek trwały.
2. Wartość nabycia
   Wartość zakupu ekspresu do kawy powinna być na tyle wysoka, aby uzasadniać rozłożenie kosztu na kilka lat poprzez amortyzację. Jeśli koszt urządzenia jest relatywnie niski, przedsiębiorstwo może zakwalifikować je jako drobny środek trwały lub wydatek operacyjny, co umożliwia jednorazowe zaliczenie go w koszty.
3. Zastosowanie w działalności gospodarczej
   Ekspres, który znajduje zastosowanie w miejscu pracy – np. w biurze, recepcji czy sali konferencyjnej – służy poprawie warunków pracy i komfortu pracowników, a także może wpływać na pozytywny wizerunek firmy. Takie przeznaczenie jednoznacznie wskazuje na jego użytek w działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Kosztem podatkowym nie będzie ekspres do kawy w gabinecie właściciela firmy, który jest wyłącznie do jego dyspozycji, a inni pracownicy nie mogą z tego sprzętu korzystać. Ciężko będzie uzasadnić cel i sens takiego zakupu. Podobnie w sytuacji, kiedy ekspresu do kawy będziesz używać tylko podczas imprez firmowych czy naprawdę sporadycznych spotkań z klientami.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Zakwalifikowanie ekspresu do kawy jako środka trwałego wiąże się z koniecznością stosowania zasad amortyzacji. Oto kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę:

• Amortyzacja
  Środki trwałe są rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne. Rozkładają one koszt zakupu na przewidywany okres użytkowania. Wybór metody amortyzacji (liniowa, degresywna czy jednorazowa, w przypadku drobnych środków trwałych) musisz dostosować do specyfiki Twojej firmy oraz przepisów podatkowych.
• Wpływ na wynik finansowy i podatek dochodowy
  Amortyzacja ekspresu do kawy wpływa na koszty uzyskania przychodu. Zakup sprzętu umożliwia powiększenie firmowych kosztów uzyskania przychodów. Prawidłowa klasyfikacja i rozliczenie zakupionego urządzenia mogą wpłynąć na obniżenie podstawy opodatkowania, co jest istotnym elementem optymalizacji podatkowej.
• Księgowa ewidencja
  Wprowadzenie ekspresu do kawy do ewidencji środków trwałych wymaga zachowania odpowiedniej dokumentacji, w tym faktur, dowodów zakupu oraz oszacowania okresu użytkowania. Prawidłowa ewidencja jest niezbędna w kontekście kontroli podatkowych oraz audytów finansowych.

Ekspres do kawy, używany w miejscu pracy, zazwyczaj spełnia warunki konieczne do uznania go za środek trwały – przede wszystkim ze względu na trwałość użytkowania i jego znaczenie w działalności operacyjnej firmy. Ostateczna decyzja o zakwalifikowaniu ekspresu jako środka trwałego zależy jednak od:

• wartości zakupu,
• przewidywanego okresu eksploatacji,
• specyfiki i potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Dla właścicieli firm i księgowych kluczowe jest dokładne przeanalizowanie powyższych kryteriów. Niezbędna jest konsultacja z doradcą podatkowym lub księgowym, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i optymalizację rozliczeń podatkowych. Pamiętaj też, że do kosztów podatkowych Twoja firma może zaliczyć to, co niezbędne do ekspresu. Mowa tu o zakupie kawy, czekolady, cukru, śmietanki, mleka, kapsułek do kawy, a także filiżanek do kawy, szklanek, łyżeczek i kubków.

Dzięki właściwej klasyfikacji ekspresu do kawy jako środka trwałego, przedsiębiorstwo może skutecznie zarządzać swoim majątkiem. To także sposób na korzystanie z dostępnych ulg i odpisów amortyzacyjnych, co wpłynie korzystnie na wynik finansowy firmy.