W relacjach biznesowych wspólny obiad z kontrahentem to częsty element spotkań, negocjacji czy podsumowań współpracy. Ale czy taki wydatek można ująć w kosztach uzyskania przychodu?
To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców i księgowych. Odpowiedź nie jest jednoznaczna – wszystko zależy od okoliczności i dokumentacji.
Kiedy obiad z kontrahentem może być kosztem firmowym?
Zgodnie z przepisami, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu. Jeśli więc obiad służy omówieniu warunków współpracy, negocjacjom umowy, prezentacji oferty czy utrzymaniu relacji handlowej – może być uznany za koszt firmowy.
Kluczowe znaczenie ma charakter spotkania. Powinno być służbowe, robocze, związane z konkretną działalnością gospodarczą. Jeśli spotkanie miało formę towarzyską, bez wyraźnego celu biznesowego – fiskus może zakwestionować taki wydatek. Faktura powinna być wystawiona na firmę i najlepiej, jeśli obejmuje tylko to, co rzeczywiście związane jest z celem biznesowym – jedzenie, napoje bezalkoholowe, obsługę.
Reprezentacja a koszt podatkowy – gdzie jest granica?
Problematyczne są sytuacje, gdy obiad lub kolacja mają bardziej reprezentacyjny niż roboczy charakter. Reprezentacja, czyli działania mające na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, nie może być kosztem podatkowym. Przykład: zaproszenie kontrahenta do drogiej restauracji bez konkretnego celu merytorycznego.
Dlatego ważne jest, by unikać wydatków, które mogą wyglądać na próbę „zaimponowania” drugiej stronie. Organy podatkowe przyglądają się temu coraz uważniej.
Jak udokumentować obiad służbowy?
Faktura za obiad z kontrahentem to podstawa, ale nie wystarczy. Warto dołączyć:
- notatkę służbową ze spotkania (data, miejsce, cel, uczestnicy),
- e-mail z zaproszeniem lub potwierdzeniem spotkania,
- informację w opisie księgowym: „spotkanie z kontrahentem w celu negocjacji współpracy”.
Faktura powinna być wystawiona na dane firmy i zawierać tylko to, co rzeczywiście było związane z obiadem (posiłki, napoje bezalkoholowe).
Czy kawa, herbata i przekąski też są kosztem?
Tak, kawa, herbata, woda czy ciastka mogą być ujęte w kosztach, jeśli zostały podane w trakcie spotkania biznesowego lub szkolenia. Dotyczy to także drobnych poczęstunków w biurze, serwowanych gościom firmy lub pracownikom. Dotyczy to również kawy dostępnej dla pracowników w biurze – są to tzw. koszty związane z organizacją pracy. Takie wydatki są uznawane za związane z organizacją pracy i obsługą kontrahenta.
Ważne jednak, by zachować proporcje – luksusowy catering czy wykwintne dania mogą wzbudzić wątpliwości i zostać zakwestionowane.
Czy alkohol można wrzucić w koszty?
Tu sprawa jest jasna. Z reguły nie. Alkohol jest traktowany jako wydatek reprezentacyjny, który nie może być kosztem podatkowym, nawet jeśli został zamówiony przy okazji spotkania z kontrahentem. Fiskus uznaje alkohol za wydatek mający na celu budowanie wizerunku lub wywołanie pozytywnego wrażenia, a nie bezpośrednio związany z przychodem. Alkohol nie może być kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli został zamówiony podczas spotkania służbowego. Zgodnie z interpretacjami skarbówki, to zawsze wydatek reprezentacyjny, niezwiązany bezpośrednio z przychodem firmy.
Podsumowanie
Obiad z kontrahentem może być kosztem firmowym, jeśli:
– ma konkretny cel służbowy,
– jest odpowiednio udokumentowany,
– nie ma charakteru reprezentacyjnego,
– nie obejmuje alkoholu.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest zgodna z przepisami, dokumenty są kompletne, a wydatki właściwie rozliczone – skorzystaj z narzędzi, które ułatwią kontrolę nad fakturami. Na e-fvat.pl możesz szybko zarządzać dokumentami, także tymi dotyczącymi spotkań z kontrahentami.
