Czy pracodawca może obserwować pracownika przez kamery? Są konkretne zasady

Kamery w sklepie, biurze, magazynie czy hali produkcyjnej nie są dziś niczym niezwykłym. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może bez ograniczeń obserwować pracowników przez cały dzień i sprawdzać, jak wykonują swoje obowiązki. Monitoring w miejscu pracy jest dozwolony, ale Kodeks pracy dokładnie określa, kiedy można go stosować.

Pracodawca może mieć kamery, ale musi mieć konkretny powód

Kodeks pracy pozwala pracodawcy wprowadzić monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy oraz wokół niego, jeśli jest to niezbędne do osiągnięcia jednego z określonych celów.

Kamery mogą służyć do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie oznacza to więc pełnej swobody w instalowaniu kamer tylko dlatego, że pracodawca chce obserwować zatrudnione osoby.

Kamera nie powinna służyć do sprawdzania, czy pracownik pracuje wystarczająco szybko

To jedna z najważniejszych zasad. Monitoring wizyjny nie został przewidziany jako narzędzie do ciągłego kontrolowania jakości pracy czy tego, jak pracownik wykorzystuje każdą minutę dnia.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wskazuje, że monitoring wizyjny nie może być wykorzystywany do innych celów niż wymienione w Kodeksie pracy, np. wyłącznie do kontroli jakości wykonywanej pracy czy przestrzegania czasu pracy.

Oznacza to, że sama chęć sprawdzania, czy pracownik siedzi przy biurku, jak szybko wykonuje zadania albo jak często robi przerwy, nie stanowi automatycznie podstawy do stałego obserwowania go za pomocą kamer.

Są miejsca, w których kamery co do zasady nie powinny się znajdować

Przepisy chronią szczególnie pomieszczenia, w których pracownicy mogą oczekiwać większej prywatności. Monitoring co do zasady nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.

Wyjątek może wystąpić tylko wtedy, gdy monitoring w takim miejscu jest rzeczywiście niezbędny do realizacji jednego z ustawowych celów i nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy wymagają wtedy zastosowania rozwiązań, które mogą m.in. uniemożliwiać rozpoznanie osób znajdujących się w takim pomieszczeniu. W przypadku pomieszczeń sanitarnych potrzebna jest dodatkowo wcześniejsza zgoda związku zawodowego albo przedstawicieli pracowników.

Monitoring nie może również obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Pracownik musi wiedzieć, że jest monitoring

Kamery w miejscu pracy nie powinny być dla zatrudnionych niespodzianką. Pracodawca musi określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu, np. w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu.

O wprowadzeniu monitoringu pracownicy powinni zostać poinformowani nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nowy pracownik powinien natomiast otrzymać odpowiednią informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Dodatkowo monitorowane pomieszczenia i teren powinny zostać wyraźnie oznaczone. Zgodnie z Kodeksem pracy oznaczenie powinno pojawić się nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Czy kamera może nagrywać również rozmowy?

Co do zasady nie. Przepisy Kodeksu pracy dotyczą monitoringu umożliwiającego rejestrację obrazu.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnia wprost, że monitoring w zakładzie pracy nie może służyć do nagrywania dźwięku. Ustawodawca przewidział bowiem możliwość rejestrowania obrazu, ale nie rozmów pracowników.

To ważne, ponieważ kamera wyposażona w mikrofon technicznie może umożliwiać nagrywanie dźwięku, ale sama dostępność takiej funkcji nie oznacza, że pracodawca może z niej korzystać.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania?

Nagrania z monitoringu nie mogą być przechowywane bezterminowo. Co do zasady pracodawca może przechowywać je nie dłużej niż trzy miesiące od dnia nagrania i wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których monitoring został wprowadzony.

Jest jednak wyjątek. Jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa albo pracodawca dowiedział się, że może takim dowodem zostać, okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Czy szef może patrzeć na kamery na żywo?

Przepisy nie wymagają, aby monitoring polegał wyłącznie na zapisywaniu obrazu do późniejszego sprawdzenia. UODO wskazuje, że sposób stosowania monitoringu może obejmować również stały podgląd wykonywany np. przez pracowników ochrony.

Nadal jednak obowiązują te same ograniczenia dotyczące celu. Fakt, że pracodawca technicznie ma dostęp do obrazu na żywo, nie oznacza, że może wykorzystywać kamery w dowolny sposób do nieustannego oceniania pracy konkretnych osób.

Czy pracodawca może więc obserwować pracownika przez kamerę?

Może korzystać z monitoringu w miejscu pracy, ale nie daje mu to prawa do dowolnego śledzenia pracownika. Musi istnieć jeden z celów określonych w Kodeksie pracy, pracownicy muszą zostać poinformowani o monitoringu, a nagrania mogą być wykorzystywane tylko zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane.

Jeżeli kamera została zainstalowana wyłącznie po to, by przez cały dzień sprawdzać, czy konkretny pracownik wystarczająco szybko pracuje, kiedy wstaje od stanowiska albo ile razy robi przerwę, może to budzić poważne wątpliwości co do zgodności takiego sposobu nadzoru z przepisami.

Źródła: Kodeks pracy, art. 22²; Urząd Ochrony Danych Osobowych; Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.