Faktura elektroniczna a e-faktura to nie to samo. Choć nazwy brzmią podobnie, w świetle polskiego prawa mają zupełnie inne znaczenie i konsekwencje podatkowe.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadziło sporo zamieszania. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy korzystają z e-faktur, czy tylko z elektronicznego obiegu dokumentów. Czas rozwiać wątpliwości.
Faktura elektroniczna = PDF wysłany e-mailem
To najbardziej popularna forma fakturowania stosowana przez firmy od lat. Faktura elektroniczna to dokument wystawiony za pomocą programu księgowego lub fakturowego i przesłany drogą mailową w postaci pliku. Faktura elektroniczna to ogólne określenie dokumentów wystawianych w formie cyfrowej. Może mieć różnorodne formaty, takie jak PDF czy DOC. Tego typu faktury często wysyłane są mailem lub przechowywane na dyskach chmurowych.
Aby faktura elektroniczna była uznana za poprawną, musi:
- zawierać te same dane, co tradycyjna faktura,
- być zaakceptowana przez odbiorcę (np. poprzez regulamin lub zgodę na faktury w formie elektronicznej),
- zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Co ważne: ta forma nie wymaga KSeF. To po prostu „cyfrowa” wersja faktury tradycyjnej.
E-faktura = faktura przesyłana przez KSeF
E-faktura, zgodnie z definicją Ministerstwa Finansów, to faktura ustrukturyzowana wystawiana i odbierana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jej format i struktura są określone przez schemę XSD (strukturę logiczną), zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów. Oznacza to większą standaryzację oraz automatyczne raportowanie do urzędów skarbowych.
Różnica leży też w bezpieczeństwie danych. E-faktury korzystają z zabezpieczeń oferowanych przez KSeF, co zwiększa ich wiarygodność i zgodność z przepisami prawa.
E-faktura:
- ma określony format (XML),
- jest przesyłana wyłącznie przez KSeF,
- otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system,
- nie wymaga osobnej zgody odbiorcy,
- jest przechowywana przez MF przez 10 lat,
- daje korzyści: szybszy zwrot VAT (40 dni) i brak obowiązku przechowywania kopii.
Praktyczna różnica: kto i jak korzysta
Przedsiębiorca korzystający z faktur elektronicznych:
- wystawia faktury w PDF,
- wysyła je e-mailem do klienta,
- samodzielnie archiwizuje dokumenty.
Przedsiębiorca korzystający z e-faktur:
- wystawia faktury przez system zintegrowany z KSeF,
- nie musi wysyłać dokumentów klientowi (dostęp uzyskuje przez system),
- nie musi przechowywać faktur we własnym zakresie.
Kiedy e-faktura będzie obowiązkowa?
Od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich czynnych podatników VAT e-fakturowanie przez KSeF będzie obowiązkowe. Wcześniej termin ten planowano na lipiec 2024 r., jednak został przesunięty z powodu licznych problemów technicznych i zgłoszeń ze strony firm.
Warto jednak rozważyć przejście na KSeF wcześniej, bo:
- można szybciej odzyskać VAT,
- eliminuje się błędy w numeracji i przechowywaniu faktur,
- system zapewnia jednolite standardy.
W jakim celu wprowadzono e-faktury?
E-faktury wprowadzono głównie z myślą o uproszczeniu procesów związanych z fakturowaniem. Tradycyjne metody generowania i przesyłania dokumentów często były czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów.
W dobie cyfryzacji przedsiębiorstwa potrzebowały rozwiązań, które zapewnią szybszą wymianę informacji oraz lepsze zarządzanie dokumentacją. E-faktura to odpowiedź na te potrzeby, umożliwiająca automatyczne wystawianie i archiwizowanie faktur w formacie elektronicznym.
Jednym z kluczowych celów wprowadzenia e-faktur jest ograniczenie kosztów operacyjnych. Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną eliminuje wydatki związane z papierem czy pocztą.
Dzięki e-fakturom możliwe jest także łatwiejsze monitorowanie płatności. Systemy obsługujące ten format pozwalają na bieżąco śledzić status zobowiązań finansowych firmy, co jest nieocenione dla efektywnego zarządzania budżetem.
Nie można zapomnieć o zwiększonej ochronie danych. E-faktura spełnia rygorystyczne normy bezpieczeństwa, co przekłada się na mniejsze ryzyko utraty lub kradzieży ważnych informacji biznesowych.
Kto może korzystać z e-faktur?
E-faktura to nowoczesne narzędzie, które zyskuje na popularności wśród różnych grup przedsiębiorców. Korzystają z niej zarówno małe firmy, jak i duże korporacje. Dzięki prostocie obsługi oraz oszczędności czasu, e-faktura staje się standardem w zarządzaniu dokumentacją finansową.
Przede wszystkim, każda firma płacąca VAT może wystawiać e-faktury. To oznacza, że niezależnie od branży czy wielkości działalności, każdy przedsiębiorca może skorzystać z tego rozwiązania.
E-faktury są również dostępne dla instytucji publicznych. Wprowadzenie elektronicznych faktur ma na celu uproszczenie procesów administracyjnych oraz zwiększenie efektywności.
Warto zauważyć, że korzystanie z e-faktur nie ogranicza się tylko do sprzedaży B2B (business-to-business). Również klienci indywidualni mogą otrzymywać takie dokumenty przy zakupach online lub w sklepach stacjonarnych oferujących tę możliwość.
Dzięki elastycznym rozwiązaniom technologicznym coraz więcej firm decyduje się na przejście na e-fakturę jako sposób wystawiania i odbierania faktur.
Jak założyć konto do wystawiania e-faktur?
Zakładanie konta do wystawiania e-faktur jest prostym procesem, który można zrealizować w kilku krokach. Przede wszystkim należy wybrać odpowiednią platformę, która obsługuje e-faktury. Ważne jest, aby upewnić się, że dostawca spełnia wszystkie wymogi prawne i technologiczne.
Kiedy już wybierzesz dostawcę, zazwyczaj będziesz musiał założyć konto użytkownika. Proces rejestracji często polega na podaniu podstawowych informacji o firmie oraz danych kontaktowych. W niektórych przypadkach może być konieczne potwierdzenie tożsamości lub przedstawienie dodatkowej dokumentacji.
Po zakończeniu rejestracji możesz przystąpić do konfiguracji swojego konta. To obejmuje m.in. ustawienie parametrów dotyczących faktur, takich jak numeracja czy szablony graficzne. Nie zapomnij również o integracji z innymi systemami księgowymi lub ERP, co ułatwi zarządzanie finansami firmy.
Warto pamiętać o szkoleniu dla pracowników korzystających z nowego systemu – dobra znajomość narzędzi zwiększa efektywność i ogranicza błędy przy wystawianiu e-faktur. Po zakończeniu tych wszystkich kroków jesteś gotowy do sprawnego wystawiania e-faktur!
Podsumowanie: nie wszystko, co cyfrowe, to e-faktura
Faktura elektroniczna to tylko plik. E-faktura to faktura zgodna z KSeF i przesyłana przez system MF. W najbliższych miesiącach znajomość tej różnicy stanie się kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Im szybciej zrozumiesz różnice i wdrożysz KSeF, tym mniejsze ryzyko pomyłek, sankcji i stresu w przyszłości.
