Do 30 września trzeba udzielić zaległego urlopu. Pracodawcy grozi nawet 60 tys. zł grzywny

Pracownicy mają jeszcze urlop z 2025 roku? Pracodawca nie powinien odkładać sprawy na później. Co do zasady zaległego urlopu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r. Od lipca znacznie wyższe są też kary za naruszenie praw pracownika – grzywna może sięgnąć już 60 tys. zł.

Wrzesień jest ważnym miesiącem dla pracodawców i działów kadr. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu, który nie został wykorzystany w ustalonym terminie, należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że w 2026 r. trzeba dopilnować przede wszystkim zaległości pozostałych z 2025 r.

Nie warto przy tym sugerować się starszymi poradnikami, w których można znaleźć informację o grzywnie do 30 tys. zł. Od 8 lipca 2026 r. obowiązują wyższe sankcje za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. W przypadku nieudzielenia przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawnego obniżenia jego wymiaru grzywna wynosi obecnie od 2 tys. do 60 tys. zł.

Urlop nie musi skończyć się 30 września

Termin 30 września bywa źle rozumiany. Nie oznacza, że do tego dnia pracownik musi wrócić już z całego zaległego urlopu.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września następnego roku. Jeżeli więc pracownik rozpocznie zaległy wypoczynek 30 września, kolejne jego dni mogą przypadać już w październiku.

Przykład: pracownikowi zostało pięć dni zaległego urlopu za 2025 r. Jeżeli zgodnie z ustalonym terminem zacznie go wykorzystywać 30 września 2026 r., nie oznacza to naruszenia przepisów tylko dlatego, że większość wolnego przypadnie już w październiku.

Jest jednak wyjątek. Art. 168 Kodeksu pracy wskazuje, że wrześniowy termin nie dotyczy części urlopu udzielanej na żądanie, czyli maksymalnie czterech dni przewidzianych w art. 167² Kodeksu pracy.

Kara jest od tego roku dwa razy wyższa

To właśnie ten element sprawia, że w 2026 r. temat zaległych urlopów nabiera dodatkowego znaczenia dla przedsiębiorców.

Jeszcze na początku roku w wielu publikacjach można było znaleźć informację, że za nieudzielenie pracownikowi urlopu grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł. Te kwoty są już nieaktualne.

Po zmianach przepisów, które weszły w życie 8 lipca 2026 r., sankcje za szereg wykroczeń przeciwko prawom pracownika zostały podwojone. Aktualny art. 282 Kodeksu pracy przewiduje, że osoba, która wbrew obowiązkowi nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega grzywnie od 2 tys. do 60 tys. zł.

Nie oznacza to oczywiście, że spóźnienie z urlopem automatycznie powoduje nałożenie 60 tys. zł grzywny. Jest to górna granica sankcji przewidzianej w Kodeksie pracy, a wysokość kary zależy od okoliczności konkretnej sprawy.

Dla pracodawców sygnał jest jednak wyraźny: pozostawianie dużych zaległości urlopowych nie jest wyłącznie problemem organizacyjnym.

Co, jeśli pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

W praktyce zdarza się, że problem działa w drugą stronę. Pracodawca chce zmniejszyć zaległości urlopowe, a pracownik woli zachować wolne na później.

Czy można po prostu poinformować go: „od poniedziałku idziesz na urlop”? Sprawa nie jest tak jednoznaczna, jak mogłoby się wydawać. Sama Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że w doktrynie i orzecznictwie od lat występują różne stanowiska dotyczące możliwości jednostronnego udzielenia zaległego urlopu bez zgody pracownika.

Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach przyjmował, że udzielenie zaległego urlopu w terminie wynikającym z art. 168 nie wymaga zgody pracownika. Podobne stanowisko przedstawiało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Inaczej problem interpretuje jednak Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy. Według tego stanowiska poza okresem wypowiedzenia pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu i wymagać wskazania terminu, ale nie ma podstawy do całkowicie jednostronnego wyznaczenia konkretnych dni urlopu wbrew woli pracownika.

Dlatego pracodawcy nie powinni czekać z rozwiązaniem problemu do ostatnich dni września. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze sprawdzenie sald urlopowych i ustalenie z pracownikami terminów wykorzystania zaległości.

W okresie wypowiedzenia zasady są prostsze

Inaczej wygląda sytuacja, gdy umowa o pracę została już wypowiedziana.

Art. 167¹ Kodeksu pracy stanowi wprost, że w okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli. W tym przypadku pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na skierowanie go na urlop.

To ważne między innymi w sytuacji, gdy pracownik ma dużą liczbę zaległych dni, a stosunek pracy niedługo się zakończy.

Pracownik nie może sam ogłosić, że idzie na zaległy urlop

Obowiązek pracodawcy dotyczący udzielenia urlopu nie działa jednak w ten sposób, że pracownik może sam wybrać sobie termin i po prostu nie pojawić się w pracy.

Co do zasady termin urlopu jest ustalany zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy. PIP wskazuje, że jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin powinien zostać ustalony w porozumieniu z pracownikiem.

Sam fakt posiadania np. dziesięciu dni zaległego urlopu nie uprawnia więc pracownika do jednostronnego stwierdzenia, że od następnego dnia zaczyna wypoczynek.

Zaległy urlop nie zamienia się po prostu w pieniądze

Niektórzy pracownicy mogą chcieć zachowywać niewykorzystane dni z myślą o późniejszej wypłacie ekwiwalentu. Podczas trwania zatrudnienia zasadą jest jednak wykorzystanie urlopu jako rzeczywistego czasu wolnego od pracy.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje zasadniczo wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Wynika to z art. 171 Kodeksu pracy.

Od 2026 r. obowiązują przy tym nowe zasady dotyczące terminu jego wypłaty. Zasadniczo ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli jednak termin wypłaty pensji przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy, pracodawca ma na wypłatę ekwiwalentu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

1 października urlop nie znika

Przekroczenie 30 września nie powoduje, że pracownik następnego dnia traci zaległy urlop.

Termin jest przede wszystkim obowiązkiem nałożonym na pracodawcę. Jeśli urlopu nie udzielono na czas, sam brak jego wykorzystania do 30 września nie kasuje automatycznie uprawnienia pracownika.

Dla firmy oznacza to jednak powstanie zaległości i ryzyko naruszenia przepisów o urlopach.

Pracodawcy powinni sprawdzić salda już teraz

Do końca września zostało jeszcze kilka tygodni, dlatego druga połowa sierpnia jest dobrym momentem na przegląd urlopów.

Pracodawca powinien przede wszystkim sprawdzić:

• kto ma jeszcze niewykorzystany urlop z 2025 r.,
• ile dni pozostało poszczególnym pracownikom,
• które dni podlegają terminowi wynikającemu z art. 168,
• czy ustalono już terminy wykorzystania zaległości,
• czy urlopy mogą zostać udzielone bez zakłócania normalnego toku pracy.

W 2026 r. stawka jest wyższa niż wcześniej. Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu jest wykroczeniem, za które Kodeks pracy przewiduje obecnie grzywnę od 2 tys. do 60 tys. zł.

Dla firm, które mają jeszcze zaległości urlopowe z ubiegłego roku, 30 września nie jest więc datą, którą warto zostawiać na ostatnią chwilę.

Źródła:

• Kodeks pracy, ISAP – art. 168, 167¹, 171 i 282.
• Ustawa z 11 marca 2026 r. – podniosła grzywny do 2–60 tys. zł.
• Państwowa Inspekcja Pracy – materiały o zaległym urlopie do 30 września.
• PIP – stanowisko w sprawie wysyłania pracownika na zaległy urlop bez jego zgody.