Faktura pro forma – co to jest i kiedy ją wystawić?

Faktura pro forma to jedno z wielu zagadnień księgowych, z którym spotkasz się prowadzenia firmy. Szybkie wystawianie e-faktur klientom i terminowe opłacanie faktur od dostawców gwarantuje bezproblemowy przepływ gotówki. Ale jak do tego mają się faktury proforma?

Co to jest faktura pro forma?

Warto zaznaczyć, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie wywołuje ona skutków prawnych w zakresie podatku VAT czy zaliczenia kosztów do wydatków firmy. Fakturę pro forma wysyłasz do nabywcy przed sfinalizowaniem sprzedaży. Pomoże Ci to w przedstawieniu cen, za produkty lub usługi, które będą objęte transakcją.

Po co wystawia się faktury pro forma?

Faktury pro forma usprawniają proces sprzedaży w Twojej firmie. Ogranicza to konieczność wymiany dodatkowych informacji po zainicjowaniu transakcji, ponieważ wszystkie warunki określasz z góry. Dla większości firm faktura pro forma to duże ułatwienie. Taki papierek nie ma żadnych skutków podatkowych, bo nie jest to faktura, która wywołuje jakiekolwiek skutki podatkowe. Prawdziwą fakturę Ty lub Twój dział księgowości wystawi dopiero po otrzymaniu płatności za zakupiony u Ciebie Towar lub usługę zrealizowaną lub którą wykona Twoją firma. To swego rodzaju oferta lub propozycja od Ciebie dla kontrahenta. Proformę wystawiasz i wysyłasz przed dokonaniem transakcji. Proforma nie stanowi też podstawy do odliczenia podatku VAT.

Dlaczego warto wystawiać faktury pro forma?

Faktury pro forma są najczęściej stosowane w B2B. To dobre zabezpieczenie w nowych i niepewnych relacjach biznesowych. Nie jesteś w stanie przewidzieć, czy nowy kontrahent będzie uczciwy wobec Ciebie i Twojej firmy. Wstępnie zainteresowany zakupem towaru lub usługą może po prostu zamilknąć po otrzymaniu proformy i więcej nie odezwać się. Nie pociągnie to jednak żadnych konsekwencji finansowych dla Twojego biznesu. Sprzedający, czyli Ty, w fakturze pro forma przedstawia warunki współpracy, które dla strony zainteresowanej nie są wiążące. Tym samym faktura pro forma może otwierać drogę do dalszych negocjacji lub też wycofania się z ewentualnej współpracy przez stronę zainteresowaną towarem lub usługami. Zabezpiecza to przepływ gotówki, gdyż pro forma zwykle jest wystawiana potencjalnemu kupującemu na poczet usługi jeszcze niezrealizowanej lub przed zakupem towaru. Jeżeli Twój kontrahent będzie faktycznie zainteresowany współpracą z Twoją firmą, dokona przedpłaty. Podstawą do zapłaty będzie właśnie przedstawiona mu faktury pro forma. Ty następnie wystawisz mu normalną fakturę VAT.

Tym samym proforma to bezpieczne rozwiązanie, która pozwala uniknąć konfliktów, ewentualnych prób odzyskania pieniędzy z nieuregulowanych faktur i idąc dalej, kosztownych procesów windykacyjnych. Zniwelujesz w ten sposób zostaje też np. problem nieodebranym towarem, wykonanym na indywidualne zlecenie. Warto ją zatem stosować w przypadku współpracy z nowym klientem, czy kontrahentem zagranicznym.

Jak wystawić fakturę pro forma?

Wystawienie faktury pro forma nie różni się niczym od wystawiania normalnej faktury VAT. Różnica jest w nagłówku, gdzie musisz określić, że jest to proforma. Proforma powinna mieć swój nr, datę wystawienia, cenę jednostkową, cenę za całość, opis towaru lub usługi, wartość netto, stawkę VAT, wysokość VAT i wartość brutto. Podobnie jak normalna faktura, musisz w niej oznaczyć sprzedawcę, nabywcę, określić przedmiot transakcji i termin płatności.

Kto może wystawić fakturę pro forma?

Każdy właściciel firmy, niezależnie od branży i wielkości przedsiębiorstwa, może wystawić proformę. Robisz to zupełnie dobrowolnie, po prostu dbając o niezakłócony przepływ gotówki w swoim biznesie. To po prostu Twoja oferta handlowa.

Czy faktury pro forma wprowadza się do ksiąg rachunkowych?

Faktura pro forma wygląda identycznie jak zwykła faktura. Pamiętaj jednak, że faktury pro forma nie ujmuje się w księgach rachunkowych firmy. Proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie ma obowiązku księgowania faktur pro forma. To nie są należności (środki pieniężne) należne Twojemu przedsiębiorstwu, a sposób poinformowania klienta o wysokości przedpłaty lub zaliczki za towar lub usługę. Nie jest to dowód w przypadku ewentualnych roszczeń. Jeżeli jednak dokument został zaakceptowany i podpisany przez Twojego kontrahenta, sytuacja zmienia się diametralnie na Twoją korzyść. Podpis drugiej strony jest zobowiązaniem do zapłaty i możesz traktować go jako zawarcie umowy. To otwiera Ci drogę do dochodzenia należności na drodze sądowej – podpisana faktura pro forma jest wiążąca na gruncie prawa.

Pro forma czy proforma – który zapis jest poprawny?

Możesz spotkać się z obiema formami zapisu na dokumentach, aczkolwiek zarówno proforma, jak i pro forma są poprawne. Zapis faktura pro forma jest bardziej oficjalny i najczęściej spotykany w dokumentach biznesowych. Z kolei proforma ma raczej zastosowanie jako kolokwializm w języku potocznym.

Jeżeli zależy Ci na przepływie gotówki w firmie i chcesz uniknąć ewentualnego dochodzenia należnych Ci pieniędzy, warto wystawiać faktury pro forma. Zaliczka lub przedpłata całości kwoty za towar lub usługę to najlepsze zabezpieczenie w świecie biznesu.