E-faktura to dziś nie tylko wygoda, ale coraz częściej obowiązek. Wielu przedsiębiorców korzysta z niej na co dzień, ale nie każdy robi to poprawnie. Niewinne błędy mogą prowadzić do niepotrzebnych korekt, opóźnień w płatnościach, a nawet problemów ze skarbówką. Co ciekawe, większość z tych wpadek można łatwo uniknąć – trzeba tylko wiedzieć, na co uważać.
Błąd nr 1: mylenie e-faktury z fakturą elektroniczną
Choć brzmią podobnie, to nie to samo. E-faktura to faktura wystawiona i przesłana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tymczasem faktura elektroniczna to po prostu dokument w PDF, przesłany e-mailem. Wiele firm nadal traktuje te dwa pojęcia jako synonimy – a to może prowadzić do zamieszania, zwłaszcza teraz, gdy zbliża się obowiązek korzystania z KSeF.
Jeśli wystawiasz faktury tylko w PDF i nie korzystasz z KSeF – to nie jest e-faktura w rozumieniu przepisów.
Błąd nr 2: brak dokładnych danych nabywcy
Źle wpisany NIP, błędna nazwa firmy, a nawet pomyłka w kodzie pocztowym – to częsty problem. Niby drobnostka, ale może sprawić, że faktura zostanie odrzucona, nie zaksięgowana albo trzeba będzie wystawić korektę. W KSeF dane muszą być poprawne co do przecinka – bo system ich nie „domyśli się”.
Warto korzystać z opcji automatycznego pobierania danych z GUS albo ręcznie je sprawdzić przed zatwierdzeniem faktury. To chwila, która może zaoszczędzić godzinę stresu.
Błąd nr 3: niewłaściwa numeracja
W przypadku e-faktur numeracja działa inaczej niż przy tradycyjnych fakturach. KSeF nadaje każdej fakturze swój unikalny numer identyfikacyjny – ale to nie znaczy, że możesz zaniedbać numerację w swoim systemie. Twoja wewnętrzna numeracja nadal musi być ciągła i logiczna.
Przykład błędu? Wystawiasz fakturę nr 15/06, potem 17/06, bo zapomniałeś o jednej po drodze. W razie kontroli może to wyglądać podejrzanie, nawet jeśli nie było złych intencji.
Błąd nr 4: zły wybór stawki VAT
Niektóre towary lub usługi mogą podlegać różnym stawkom VAT w zależności od sytuacji. Błąd w stawce – np. wpisanie 23% zamiast 8% – może skutkować koniecznością korekty, a czasem także sankcjami. Problem dotyczy zwłaszcza usług złożonych lub eksportu.
Jeśli masz wątpliwości – sprawdź interpretację podatkową lub skonsultuj się z księgową. Nie warto zgadywać.
Błąd nr 5: brak załączników lub błędne opisy pozycji
Czasem faktura sama w sobie to za mało. Jeśli klient potrzebuje specyfikacji towaru, protokołu odbioru albo szczegółowego opisu usługi – brak tych danych może opóźnić płatność. W e-fakturach warto zadbać o dokładny opis każdej pozycji – system nie interpretuje „umownie” i nie pozwala na dopowiedzenia.
Nie pisz „usługa zgodnie z umową” – jeśli możesz, napisz konkretnie, co zostało wykonane, w jakim zakresie i kiedy.
Podsumowanie: faktura to nie tylko formalność
Wystawianie e-faktur to codzienność, ale błędy mogą dużo kosztować – i to nie tylko finansowo, ale też czasowo. Najczęstsze problemy wynikają z pośpiechu lub przyzwyczajeń sprzed lat. Warto zaktualizować wiedzę, upewnić się, że Twój system fakturujący jest zgodny z KSeF i poświęcić chwilę na sprawdzenie danych, zanim klikniesz „wyślij”.
Bo jak pokazuje praktyka – jedna źle wystawiona faktura może popsuć relację z klientem szybciej, niż by się wydawało.
Ciekawostka: Według Ministerstwa Finansów, w pierwszych miesiącach działania KSeF największą liczbę błędów generowały faktury z… literówkami w nazwie firmy.
