Konflikty w pracy – przyczyny i sposoby na ich rozwiązanie

Konflikty w miejscu pracy są nieuniknione. Mają miejsce zarówno w korporacjach, organizacjach, jak i małych firmach. Wynikają nie tylko z różnic charakterów, ale i stresu, presji czasu, różnych stylów pracy, rozbieżnych priorytetów, a nawet nieporozumień kulturowych. Chociaż mogą być trudne i psychicznie wyczerpujące, umiejętność ich rozwiązywania jest niezbędna dla utrzymania zdrowej atmosfery i efektywności zespołu.  

Umiejętność skutecznego zarządzania konfliktami w pracy jest niezbędne dla utrzymania produktywności. Nierozwiązane spory powodują napięcia, obniżają motywację i mają szkodliwy wpływ na wydajność pozostałych pracowników. Rozwiązując konflikty w miejscu pracy w zdrowy sposób, wzmacniana jest kultura miejsca pracy i wspieranie środowiska opartego na zaufaniu, szacunku i współpracy.

Jakie są najczęstsze przyczyny konfliktów w miejscu pracy

Brak jasnej komunikacji

Nieporozumienia wynikające z niewłaściwej lub niejednoznacznej komunikacji są jedną z najczęstszych przyczyn konfliktów. Może to być rezultat nieprecyzyjnych instrukcji, braku informacji o zmianach w projektach, czy też niejasnych oczekiwań wobec pracowników. Błędnie zinterpretowanie wiadomości i niekompletne informacje także mogą powodować nieporozumienia i tarcia między członkami zespołu. Przejrzysta komunikacja jest niezbędna, aby zapobiec takim problemom. Wystarczy wprowadzenie regularnych spotkań zespołowych, jak i jasne określanie celów i obowiązków pracowników. Zachęcanie do otwartej komunikacji między pracownikami i przełożonymi to dobry sposób na unikanie konfliktów w miejscu pracy.

Różnice osobowości

W miejscu pracy spotykają się osoby o różnych temperamentach, charakterach, wartościach, przekonaniach i stylach pracy. Konflikty mogą wynikać z odmiennego podejścia do rozwiązywania problemów, niezgodności w priorytetach i trudności w akceptacji odmiennych poglądów. Jeżeli konflikty wynikają z różnic w osobowościach podwładnych, ważna jest organizacja szkoleń z zakresu kompetencji interpersonalnych. Niezbędne jest też promowanie kultury szacunku i tolerancji w miejscu pracy.

Niesprawiedliwe traktowanie

Kiedy pracownicy czują, że nie są traktowani sprawiedliwie, może zacząć rodzić się niechęć. To prosta droga do konfliktów. Za przykład może posłużyć rozpowszechnianie plotek o pracowniku, wyśmiewanie czyichś przekonań lub praktyk religijnych. To także tworzenie wrogiego środowiska pracy poprzez niewłaściwe zachowanie, utrudnianie wykonywania obowiązków, czy obraźliwe komentarze ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, orientację seksualną.

Nierówne obciążenie pracą

Jeśli część zespołu czuje się przeciążona obowiązkami, podczas gdy inni wykonują mniej pracy, powstają napięcia i frustracja. Spada też motywacja. Nierówne obciążenie pracą często wynika z braku odpowiedniego planowania, nierównego lub nie do końca przemyślanego rozdzielania zadań. Można zapobiegać konfliktom przez regularne monitorowanie obciążenia pracą poszczególnych pracowników. Kluczowe jest delegowanie zadań w sposób sprawiedliwy, jak docenianie wysiłków wszystkich członków zespołu (nie tylko tych, którzy spędzają więcej czasu z szefem lub szefową).

Rywalizacja między pracownikami

Rywalizacja w zespole może być zdrowa i przynosić dobre efekty. Niestety nadmierna konkurencja często prowadzi do konfliktów w miejscu pracy. Pracownicy mogą czuć się zmuszeni do rywalizacji o awanse, możliwość rozwoju, uznanie przełożonych, czas na wykonanie projektów. Dlatego tak ważne jest promowanie współpracy zamiast konkurencji, jak i wprowadzenie jasnych kryteriów oceny i awansów.

Niewłaściwe zarządzanie

Styl zarządzania ma ogromny wpływ na atmosferę w miejscu pracy. Nadmierne mikrozarządzanie, niespójne przywództwo i faworyzowanie innych pracowników. Konflikty mogą mieć różnorodne przyczyny: od autorytarnego stylu zarządzania, przez brak wsparcia ze strony przełożonych, na niejasnych decyzji podejmowanych przez kadrę kierowniczą skończywszy. Gdy liderzy nie ustalą jasnych granic i zrozumiałych wytycznych, nie będą w stanie skutecznie i obiektywnie mediować w sporach w miejscu pracy. Wówczas konflikty mogą szybko eskalować. Lider, który nie potrafi konstruktywnie zareagować na potencjalne nieporozumienia, może nieumyślnie sprzyjać tworzeniu toksycznego i nieproduktywnego środowiska pracy. Menadżerowie powinni odbywać szkolenia z zakresu zarządzania konfliktami. Pomocne jest wprowadzenie systemu feedbacku między pracownikami a kierownictwem. Ważne jest też utrzymywanie transparentności w podejmowanych decyzjach.

Brak jasno określonych ról i odpowiedzialności

Niejasne granice dotyczące ról zawodowych mogą prowadzić do dublowania się obowiązków, konfliktów o zakres kompetencji, frustracji wynikającej z braku struktury. Należy tworzyć szczegółowe opisy stanowisk pracy. Dobrym pomysłem jest regularne omawianie ról i odpowiedzialności w zespole. Należy też jasno ustalić, kto odpowiada za konkretne zadania w firmie, czy organizacji.

Dlaczego rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy jest ważne?

Udawanie, że konflikt w pracy nie istnieje, nie sprawi, że znika. Ignorowanie problemu może prowadzić do niedotrzymania terminów, stresu, lęków, niechęci i niepotrzebnych nerwów. Każdy reaguje na takie sytuacje inaczej. Napięcia mogą wybuchać między współpracownikami lub między pracownikiem a jego przełożonym z różnych powodów. Z reguły konflikty w pracy można podzielić na trzy kategorie.

1. Konflikt interpersonalny, który może wynikać z różnic osobowościowych, różnych stylów komunikacji, niejasnych instrukcji lub nieporozumień.
2. Konflikt wewnątrzgrupowy to spór w zespole pracowników, który może powstać, gdy ludzie nie mają jasności co do swoich obowiązków lub mają sprzeczne pomysły na to, jak osiągnąć cele.
3. Konflikt międzygrupowy występuje między różnymi zespołami lub działami w danej firmie. Napędzany jest brakiem współpracy, konkurencją między pracownikami lub rozbieżnymi celami.

Jak zrozumieć przyczynę konfliktu w pracy?

Pierwszym krokiem w rozwiązywaniu konfliktów w pracy jest znalezienie i zrozumienie ich źródła. Może to być spowodowane różnicami w wartościach, brakiem komunikacji, czy rywalizacją. Aby skutecznie rozwiązać problem, warto:

• wysłuchać obie strony konfliktu,
• zadawać pytania, aby lepiej zrozumieć punkt widzenia z każdej ze stron,
• unikać osądzania czy narzucania własnej opinii, zwłaszcza na początkowym etapie.

Zachowanie spokoju

W sytuacjach konfliktowych emocje mogą być silne. Każdy, kto kiedykolwiek doświadczył konfliktu w miejscu pracy wie, że eskalacja emocji zazwyczaj tylko pogarsza sytuację. Warto:

• oddychać głęboko i unikać impulsywnych reakcji,
• przemyśleć, co chce się powiedzieć,
• skupić się na faktach, a nie na emocjach,
• zachować neutralność, zwłaszcza jeśli jesteś osobą, która przeprowadza mediację.

Wybór odpowiedniego miejsca i czasu

Nie każdy moment jest dobry na rozwiązywanie konfliktów w pracy. Rozmowa w pośpiechu w miejscu publicznym, na firmowy parkingu, korytarzu, kantynie lub w pokoju, gdzie są inni pracownicy, może pogorszyć sytuację. Zamiast tego:

• znajdź spokojne, prywatne miejsce do rozmowy,
• zaproponuj czas, który będzie dogodny dla obu stron.

Szukanie sposobu na rozwiązanie konfliktu w pracy

Po zidentyfikowaniu przyczyn konfliktu w pracy i wysłuchaniu wszystkich stron, przychodzi czas na poszukanie rozwiązań. W tym miejscu należy:

• zachęcić obie strony konfliktu do przedstawienia swoich propozycji rozwiązania zaistniałej sytuacji,
• szukać kompromisów, które będą akceptowalne dla wszystkich,
• określić konkretne kroki, jakie podejmie każda ze stron.

Rozwijanie umiejętności komunikacyjnych

Dobra i otwarta komunikacja jest niezbędna w zapobieganiu i rozwiązywaniu konfliktów w miejscu pracy. Pamiętaj o:

• aktywnym słuchanu – skupiaj się na tym, co mówi druga osoba, zamiast planować swoją odpowiedź,
• jasno wyrażaj swoje myśli i oczekiwania,
• Używaj „ja”, np. „Czuję się pominięty-a, gdy…” zamiast „Nigdy mnie nie słuchasz!”.

Mediator do rozwiązania konfliktu w pracy

Jeśli konflikt w miejscu pracy wydaje się być nierozwiązywalny, warto rozważyć zaangażowanie osoby trzeciej, np. mediatora lub przełożonego. Mediator może pomóc:

• zachować obiektywność,
• ułatwić dialog między stronami.
• wypracować konstruktywne rozwiązanie.

Budowanie kultury pracy opartej na zaufaniu

Tworzenie środowiska pracy, w którym ludzie czują się szanowani i wysłuchani, może znacząco zmniejszyć ryzyko konfliktów. Dlatego należy nie tylko promować otwartą komunikację. Trzeba doceniać pracowników za ich wkład i zaangażowanie. Dobrym rozwiązaniem jest organizowanie szkoleń z zakresu zarządzania konfliktami i pracy zespołowej.

Konflikty w pracy są naturalnym elementem współpracy między ludźmi. Jednak nie każdy posiada zdolność radzenia  sobie w takiej sytuacji. Niestety, strach przed zgłoszeniem problemu do przełożonego i ośmieszeniem się często bierze górę. Zamiast walczyć, często osoby decydują się odejść z toksycznego miejsca pracy. Tak powstaje rotacja, a brak rozwiązania problemu spowoduje konieczność stałego łatania tej „dziury”. Bo problem nie zniknie wraz z odejściem danego pracownika. Na jego lub jej miejsce przyjdzie kolejna osoba, która również może znaleźć się w centrum firmowego konfliktu.

Umiejętność rozwiązywania konfliktów nie tylko poprawia atmosferę w miejscu pracy, ale także wspiera efektywność i zaangażowanie zespołu. Otwarta komunikacja, wspieranie różnorodności, zachęcanie do otwartego dialogu i szukanie rozwiązań to podstawowe narzędzia w budowaniu harmonijnego środowiska pracy.