Masz naganę w pracy? Nie każdy wie, jak długo zostaje w aktach

Nagana w pracy jest formalną karą porządkową, ale nie oznacza automatycznie zwolnienia. Pracodawca nie może też udzielić jej w dowolny sposób. Musi zachować określoną procedurę i terminy, a pracownik ma prawo wnieść sprzeciw. Co dzieje się później z naganą, gdzie jest przechowywana i czy zobaczy ją kolejny pracodawca?

Nagana to nie zwykłe zwrócenie uwagi. Jest formalną karą dla pracownika

Nagana jest jedną z kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 108 pracodawca może zastosować wobec pracownika karę upomnienia albo nagany za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP i przeciwpożarowych, a także przyjętych zasad potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

W określonych w Kodeksie pracy sytuacjach możliwe jest również zastosowanie kary pieniężnej. Dotyczy to m.in.:

• naruszenia przepisów BHP lub przeciwpożarowych,
• opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości albo po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu.

Nie każda krytyka ze strony przełożonego jest więc naganą. Ustne zwrócenie uwagi, rozmowa z kierownikiem czy negatywna ocena wykonanej pracy nie są tym samym co kara porządkowa przewidziana w Kodeksie pracy.

Co oznacza nagana w pracy?

Nagana oznacza, że pracodawca formalnie zastosował wobec pracownika karę porządkową za konkretne naruszenie obowiązków. Jest poważniejszym sygnałem niż zwykłe zwrócenie uwagi, ale sama w sobie nie powoduje rozwiązania umowy o pracę.

Przy wyborze kary pracodawca powinien wziąć pod uwagę:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
• stopień winy pracownika,
• jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Przepisy nie wymagają również, aby przed naganą pracownik najpierw dostał upomnienie. Nie działa tu zasada, że pracodawca zawsze musi zaczynać od najłagodniejszej kary i dopiero przy kolejnym przewinieniu może udzielić nagany. Rodzaj kary powinien być dobrany do konkretnej sytuacji.

Nie tylko za poważne przewinienie. Za to pracownik może dostać naganę

Podstawy zastosowania nagany wynikają z art. 108 Kodeksu pracy. Chodzi o naruszenia dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy oraz określonych obowiązków pracownika.

W praktyce znaczenie mogą mieć np. naruszanie obowiązujących zasad organizacji pracy, nieprzestrzeganie przepisów BHP lub przeciwpożarowych czy niestosowanie się do przyjętych zasad dotyczących potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

Nie oznacza to jednak, że każde uchybienie musi zakończyć się naganą. Pracodawca przy nakładaniu kary powinien ocenić okoliczności konkretnego zdarzenia, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do obowiązków.

Jak działa nagana w pracy?

Pracodawca musi zachować procedurę przewidzianą w Kodeksie pracy. Jednym z jej najważniejszych elementów jest wysłuchanie pracownika.

Zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy kara może zostać zastosowana dopiero po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Pracownik powinien więc mieć możliwość przedstawienia swojej wersji zdarzeń, zanim zapadnie decyzja o ukaraniu. Dopiero później pracodawca może zdecydować, czy zastosuje naganę.

Po nałożeniu kary pracownik musi zostać o niej zawiadomiony na piśmie. W dokumencie pracodawca wskazuje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę, kiedy do niego doszło. Musi też poinformować pracownika o prawie do wniesienia sprzeciwu i terminie, w którym można to zrobić.

Nagana po kilku miesiącach od zdarzenia? Pracodawcę ograniczają dwa terminy

Nagana nie może zostać nałożona w dowolnym momencie po zdarzeniu.

Kodeks pracy przewiduje dwa terminy. Kara nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ani po upływie 3 miesięcy od samego naruszenia.

Jeśli pracownik jest nieobecny i z tego powodu pracodawca nie może go wysłuchać, dwutygodniowy termin na nałożenie kary nie zaczyna biec. Jeżeli termin już się rozpoczął, nieobecność pracownika wstrzymuje jego bieg do czasu powrotu do pracy.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy pracodawca próbuje wrócić do zdarzenia sprzed wielu miesięcy i dopiero wtedy zastosować karę porządkową.

Czy nagana musi być podpisana przez pracownika?

Pracownik może zostać poproszony o podpisanie pisma informującego o naganie. Sam podpis nie oznacza jednak, że zgadza się z zarzutami przedstawionymi przez pracodawcę.

Kodeks pracy wymaga, aby pracodawca zawiadomił pracownika o zastosowanej karze na piśmie. Nie uzależnia natomiast możliwości zastosowania nagany od tego, czy pracownik zaakceptuje jej treść swoim podpisem.

Dlatego sama odmowa podpisania pisma nie powoduje automatycznie, że nagana staje się nieważna. Jeśli pracownik uważa, że kara została zastosowana z naruszeniem przepisów, powinien skorzystać z przewidzianej prawem procedury sprzeciwu.

Jak odwołać się od nagany?

Jeżeli pracownik uważa, że nagana została zastosowana z naruszeniem przepisów prawa, może wnieść do pracodawcy sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu.

O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka reprezentacja występuje.

Ważny jest kolejny termin. Jeśli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia, oznacza to jego uwzględnienie.

Jeżeli natomiast sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary. Ma na to 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu.

Czy nagana może zostać cofnięta?

Tak. Nagana nie musi pozostać w aktach aż do upływu roku. Jeżeli pracodawca uwzględni sprzeciw pracownika albo sąd pracy uchyli karę, dokument dotyczący ukarania powinien zostać usunięty z akt osobowych.

Kodeks pracy pozwala również pracodawcy z własnej inicjatywy uznać karę za niebyłą przed upływem roku. Może się to stać także na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Dostałeś naganę? Właśnie do tej części akt osobowych trafia

Dokumentacja dotycząca nagany trafia do części D akt osobowych pracownika.

Zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej w części D przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.

Dokumenty dotyczące poszczególnych kar przechowuje się w wydzielonych częściach oznaczonych kolejno D1, D2 itd. Jeśli dokumenty dotyczące jednej z kar mają zostać usunięte, usuwa się całą wydzieloną część odnoszącą się do tej kary, a pozostałe części otrzymują kolejne numery.

Nie jest więc tak, że nagana jest jedynie pismem wręczonym pracownikowi i nie pozostaje po niej żadna dokumentacja.

Kiedy nagana ulega przedawnieniu?

W tym przypadku określenie „przedawnienie nagany” nie jest najprecyzyjniejsze. Kodeks pracy mówi o uznaniu kary za niebyłą.

Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika.

Pracodawca może jednak uznać karę za niebyłą wcześniej. Jak wspomniano wcześniej, może zrobić to z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Kara jest również uznawana za niebyłą, gdy sprzeciw pracownika został uwzględniony albo sąd pracy wydał orzeczenie o jej uchyleniu.

Czy nagana jest widoczna w świadectwie pracy?

Nie. Nagany nie wpisuje się do świadectwa pracy.

Przepisy dokładnie określają zakres informacji zamieszczanych w świadectwie pracy. Są to dane potrzebne m.in. do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, stanowiskach, wymiarze czasu pracy czy trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Nagana nie należy do informacji przewidzianych w świadectwie pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla również, że pracodawca nie może wpisywać do świadectwa dowolnych dodatkowych informacji oceniających pracownika – ani pozytywnych, ani negatywnych.

Oznacza to, że jeśli pracownik zmienia pracę, nowy pracodawca nie dowie się z jego świadectwa pracy, że u poprzedniego pracodawcy została zastosowana kara nagany.

Czy nagana może oznaczać zwolnienie z pracy?

Sama nagana nie rozwiązuje umowy o pracę. Pracownik po jej otrzymaniu nadal pozostaje zatrudniony na dotychczasowych zasadach, chyba że niezależnie od nagany dojdzie później do rozwiązania stosunku pracy.

Nie należy więc traktować nagany jak „pierwszego etapu zwolnienia”, który zgodnie z prawem musi prowadzić do wypowiedzenia. Kodeks pracy nie przewiduje takiego automatycznego mechanizmu.

Jednocześnie nagana nie daje pracownikowi ochrony przed rozwiązaniem umowy w przyszłości. Jeżeli dochodzi do kolejnych naruszeń obowiązków, pracodawca może podejmować dalsze działania zgodnie z przepisami prawa pracy. To jednak odrębna kwestia od samej kary porządkowej.

Nagana a upomnienie – jaka jest różnica?

Kodeks pracy wymienia upomnienie i naganę jako dwie odrębne kary porządkowe. Nagana jest w praktyce traktowana jako surowsza reakcja pracodawcy, ale przepisy nie wprowadzają zasady, zgodnie z którą przed jej zastosowaniem zawsze musi pojawić się upomnienie.

Pracodawca powinien dobrać karę do okoliczności naruszenia, uwzględniając przede wszystkim rodzaj naruszenia obowiązków, stopień winy oraz dotychczasowy stosunek pracownika do pracy.

Dlatego pracownik może otrzymać naganę również wtedy, gdy wcześniej nie był karany upomnieniem.

Czy za jedno przewinienie można dostać naganę i karę pieniężną?

Kodeks pracy rozróżnia sytuacje, w których można stosować upomnienie lub naganę, od tych, w których dopuszczalna jest kara pieniężna.

Kara pieniężna jest możliwa tylko w przypadkach wskazanych w art. 108 § 2 Kodeksu pracy, m.in. za naruszenie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia czy określone naruszenia związane z alkoholem lub środkami działającymi podobnie do alkoholu.

Nie można więc traktować kary pieniężnej jako dowolnej „grzywny”, którą pracodawca może nałożyć za każde zachowanie uznane przez siebie za niewłaściwe.

Co zrobić po otrzymaniu nagany?

Przede wszystkim warto dokładnie przeczytać otrzymane pismo. Powinno z niego jasno wynikać, jakie naruszenie pracodawca zarzuca pracownikowi, kiedy miało do niego dojść oraz jak można wnieść sprzeciw.

Jeśli pracownik nie zgadza się z karą i uważa, że została zastosowana z naruszeniem prawa, nie powinien zwlekać. Termin na wniesienie sprzeciwu wynosi tylko 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu.

Warto również zachować otrzymane dokumenty oraz materiały, które mogą potwierdzać przebieg zdarzenia – szczególnie jeśli pracownik zamierza kwestionować karę.

Nagana nie pozostaje jednak w aktach na zawsze. Jeżeli nie zostanie wcześniej uchylona lub uznana za niebyłą, po roku nienagannej pracy uważa się ją za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu powinien zostać usunięty z akt osobowych. Nie pojawi się również później w świadectwie pracy.

Podstawa prawna i źródła:

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 108–113.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 474.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
• Państwowa Inspekcja Pracy – materiały dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracowników oraz świadectwa pracy.