Podróże służbowe to codzienność wielu przedsiębiorców. Nocleg w hotelu, pensjonacie czy apartamencie Airbnb wiąże się z wydatkami, które często chcemy ująć w kosztach uzyskania przychodu.
Kluczowa jest jednak faktura VAT za pobyt w hotelu, która musi być wystawiona zgodnie z przepisami. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy możesz ją otrzymać, jakie dane powinna zawierać oraz na co zwrócić uwagę przy rezerwacji.
Czy można dostać fakturę VAT za pobyt w hotelu?
Faktura VAT za pobyt w hotelu może zostać wystawiona, o ile usługa została nabyta od podmiotu zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT. Dotyczy to zarówno hoteli, jak i pensjonatów czy apartamentów oferujących legalne noclegi. Ważne, aby już przy rezerwacji poinformować obiekt o chęci otrzymania faktury na firmę i podać dane do faktury.
W przypadku zakupu noclegu bezpośrednio w recepcji, warto od razu zaznaczyć, że wydatek będzie rozliczany służbowo. Część hoteli domyślnie wystawia paragony, dlatego brak wcześniejszej informacji może uniemożliwić wystawienie faktury później.
Co z rezerwacjami przez Booking, Airbnb czy HRS?
To jedno z najczęstszych źródeł nieporozumień. Serwisy takie jak Booking.com czy HRS często działają jako pośrednicy. W zależności od modelu współpracy, to serwis lub hotel wystawia dokument sprzedaży.
Jeśli rezerwujesz przez Booking i płacisz bezpośrednio na stronie, faktura może być wystawiona przez Booking B.V. z Holandii, bez polskiego VAT-u. W takiej sytuacji faktura nie zawsze nadaje się do rozliczenia podatku VAT w Polsce, ale może być kosztem w PIT/CIT.
W przypadku Airbnb jest podobnie – nie każdy gospodarz wystawia faktury, a sama platforma może być tylko pośrednikiem. Jeśli zależy Ci na fakturze VAT, wybieraj oferty z adnotacją „Faktura VAT dostępna” lub rezerwuj bezpośrednio w obiektach.
Kiedy hotel może odmówić wystawienia faktury?
Hotel ma prawo odmówić wystawienia faktury, jeśli nie poinformowano go o tym przed zakończeniem transakcji, czyli np. po wydrukowaniu paragonu bez NIP-u. Od 2020 roku obowiązuje przepis, że faktura do paragonu może być wystawiona wyłącznie wtedy, gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy.
Jeśli zapłaciłeś kartą lub gotówką i nie podałeś wcześniej danych firmowych, hotel może nie mieć już podstaw do wystawienia faktury. Z perspektywy księgowości – taki wydatek może być trudny do ujęcia w kosztach podatkowych.
Jakie dane muszą się znaleźć na fakturze, by była uznana w kosztach firmy?
Aby faktura za hotel mogła zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, musi zawierać:
- pełne dane firmy (nazwa, adres, NIP),
- nazwę usługi: „usługa hotelowa” lub „nocleg” (bez formuł ogólnych jak „usługa turystyczna”),
- datę wykonania usługi,
- kwotę netto, VAT i brutto (jeśli to faktura krajowa).
Dobrą praktyką jest, by w opisie faktury znalazło się odniesienie do celu podróży służbowej – np. „nocleg w związku z udziałem w targach branżowych”.
Czy śniadanie w hotelu jest kosztem uzyskania przychodu?
To zależy od formy rozliczenia. Jeśli śniadanie stanowi integralną część ceny noclegu (np. „nocleg ze śniadaniem” jako jedna pozycja na fakturze), można całość traktować jako koszt firmowy.
Jeśli natomiast śniadanie jest wyszczególnione osobno, organy podatkowe mogą uznać to za koszt reprezentacji, który nie zawsze podlega odliczeniu. Bezpieczniej więc, jeśli posiłek jest ujęty jako składnik usługi hotelowej.
Jak wygląda rozliczenie VAT za noclegi za granicą?
W przypadku noclegów za granicą, VAT zagraniczny nie podlega odliczeniu w Polsce. Można go odzyskać tylko w procedurze VAT REF (dla wybranych krajów UE i w określonych sytuacjach).
Faktura za hotel za granicą może być jednak ujęta w kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym, pod warunkiem że cel podróży był służbowy. Dokument powinien być przetłumaczony na potrzeby ewidencji – najlepiej jeśli zawiera dane firmy i opis usługi.
Nocleg gości firmy a koszty podatkowe
W przypadku noclegu gości firmy – np. kontrahentów, prelegentów czy klientów zaproszonych na szkolenie lub wydarzenie – również można wystawić fakturę VAT i ująć ją w kosztach uzyskania przychodu. Trzeba jednak spełnić kilka warunków. Wydatek na nocleg gościa może zostać uznany za koszt firmowy, jeśli służy osiągnięciu przychodu lub zachowaniu źródła przychodu. Przykład: zapraszasz ważnego partnera biznesowego na rozmowy handlowe, konferencję lub podpisanie umowy – nocleg to element budowania relacji i prowadzenia działalności.
Nie może to być jednak wydatek o charakterze reprezentacyjnym, czyli taki, który ma na celu „wzbudzenie pozytywnego wrażenia” (np. luksusowy apartament bez związku z konkretnym celem służbowym). W takich sytuacjach fiskus może zakwestionować koszt.
Jak rozliczyć fakturę za nocleg gościa?
Fakturę najlepiej wystawić na dane Twojej firmy, nawet jeśli osoba, która korzysta z noclegu, nie jest pracownikiem. W opisie warto dopisać: „nocleg gościa firmy w związku z udziałem w spotkaniu/szkoleniu/negocjacjach”.
Ważne, by zachować dokumentację potwierdzającą cel pobytu – np. zaproszenie, program wydarzenia, e-mail z potwierdzeniem spotkania. To zabezpiecza przed ewentualnymi wątpliwościami ze strony urzędu skarbowego.
Podsumowanie
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz rozliczać noclegi jako koszt działalności, pamiętaj o wcześniejszym zgłoszeniu danych do faktury oraz sprawdzaniu, kto wystawi dokument – hotel czy pośrednik. Każdy szczegół ma znaczenie. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgową, zwłaszcza przy wyjazdach zagranicznych.
Chcesz ułatwić sobie zbieranie faktur i mieć nad tym kontrolę? Sprawdź nasz system do zarządzania fakturami na e-fvat.pl – prosty sposób na porządek w dokumentach firmowych.
