Pracodawca zainstalował program śledzący komputer. Czy może sprawdzać, co robisz przez cały dzień?

Program pokazuje, kiedy pracownik jest aktywny, jakie ma otwarte okna albo z jakich aplikacji korzysta. Niektóre narzędzia potrafią znacznie więcej — wykonują zrzuty ekranu, rejestrują ruchy myszy, a nawet wpisywane znaki. Czy pracodawca może w ten sposób kontrolować służbowy komputer przez cały dzień? Może stosować monitoring, ale nie ma tu pełnej dowolności.

Monitoring pracownika nie musi oznaczać kamery zawieszonej nad biurkiem. Urząd Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę, że monitoringiem może być również program sprawdzający aktywność na komputerze, w tym otwarte okna czy czas spędzony przy urządzeniu.

To oznacza, że program zainstalowany na firmowym laptopie może podlegać przepisom o monitoringu pracowniczym.

Pracodawca może monitorować komputer, ale musi mieć powód

Kodeks pracy pozwala pracodawcy kontrolować służbową pocztę elektroniczną, jeżeli jest to niezbędne do organizacji pracy pozwalającej na pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego korzystania z udostępnionych pracownikowi narzędzi.

Przepisy te stosuje się odpowiednio również do innych form monitoringu. Może to więc dotyczyć także programu śledzącego sposób korzystania ze służbowego komputera.

Nie oznacza to jednak, że wystarczy zainstalować dowolne oprogramowanie i zacząć zbierać wszystkie możliwe informacje o pracowniku.

UODO podkreśla, że przepisy mają chronić pracowników przed dowolnym wykorzystywaniem monitoringu. Kontrola powinna mieć konkretny cel i mieścić się w granicach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Czy szef może widzieć, jakie programy masz otwarte?

Technicznie programy monitorujące mogą pokazywać bardzo dużo. Mogą rejestrować czas aktywności przy komputerze, używane aplikacje czy otwarte okna. UODO właśnie takie narzędzia podaje jako przykład oprogramowania, które może stanowić monitoring pracownika.

To jednak nie oznacza, że każdy możliwy sposób zbierania danych będzie dozwolony.

Znaczenie ma przede wszystkim to, jakie informacje są zbierane, po co pracodawca ich potrzebuje i czy zakres kontroli nie jest nadmierny w stosunku do celu.

Sam argument, że laptop należy do firmy, nie daje pracodawcy nieograniczonego prawa do obserwowania wszystkiego, co dzieje się na ekranie.

A co z rejestrowaniem każdego kliknięcia?

Tu sytuacja robi się znacznie bardziej problematyczna.

Oprogramowanie dostępne na rynku może rejestrować naciskane klawisze, ruchy myszy, wykonywać regularne zrzuty ekranu, zapisywać używane aplikacje, a nawet korzystać z kamery internetowej.

Europejska Grupa Robocza Art. 29, której dokument publikuje UODO, wskazywała, że takie metody mogą być nieproporcjonalne. W przypadku rejestrowania klawiszy czy ruchów myszy prawdopodobieństwo, że interes pracodawcy wystarczy do uzasadnienia tak daleko idącej kontroli, oceniono jako bardzo niewielkie.

Problem jest oczywisty. Program może zebrać nie tylko informacje dotyczące wykonywania pracy, lecz również hasła, treść wiadomości czy inne dane niezwiązane z obowiązkami zawodowymi.

Dlatego czym innym jest sprawdzanie czasu korzystania z firmowej aplikacji, a czym innym zapisywanie praktycznie każdej czynności wykonywanej przez osiem godzin.

Pracownik powinien wiedzieć o monitoringu

Pracodawca nie powinien wprowadzać takiego systemu po cichu.

Cel, zakres i sposób monitoringu powinny zostać określone w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli firma nie jest objęta układem i nie musi mieć regulaminu.

Pracowników trzeba poinformować o wprowadzeniu monitoringu nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nowa osoba powinna natomiast otrzymać informacje o celu, zakresie i sposobie monitoringu przed dopuszczeniem do pracy.

Nie wystarczy więc, że pracownik przypadkiem zauważy program działający w tle.

Czy pracodawca może czytać prywatne wiadomości?

Kodeks pracy stawia dodatkową granicę. Monitoring służbowej poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie również do innych form monitorowania.

Dlatego szczególnie problematyczne mogą być systemy wykonujące zrzuty ekranu albo zapisujące wszystko, co użytkownik wpisuje.

Jeżeli do osiągnięcia celu wystarczy informacja, kiedy pracownik zalogował się do służbowego systemu albo jak długo korzystał z konkretnej aplikacji, znacznie trudniej uzasadnić zbieranie treści jego wiadomości czy każdego wpisanego znaku.

Pracujesz z domu? Pracodawca nadal może kontrolować pracę

Praca zdalna nie wyłącza prawa pracodawcy do kontroli wykonywania obowiązków. Kontrola również wtedy ma jednak swoje granice.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych osób przebywających w jego domu. Zasady kontroli pracy zdalnej powinny być wcześniej określone.

Przy pracy z domu szczególnie łatwo zatrzeć granicę między kontrolą wykonywania obowiązków a ingerencją w życie prywatne. Dlatego rozbudowane systemy rejestrujące ekran, klawiaturę czy obraz z kamery wymagają szczególnie ostrożnej oceny.

Znalazłeś taki program na służbowym komputerze? Sprawdź zasady monitoringu

Jeżeli na służbowym laptopie działa program zbierający informacje o aktywności, warto przede wszystkim sprawdzić regulamin pracy, politykę korzystania ze sprzętu oraz informacje o monitoringu przekazane przez pracodawcę.

Powinno z nich wynikać, dlaczego monitoring jest stosowany, jaki ma zakres i w jaki sposób działa.

Jeżeli program śledzi aktywność, a pracownik nie został wcześniej poinformowany o takim monitoringu, może zwrócić się do pracodawcy lub inspektora ochrony danych z pytaniem o podstawę i zakres zbierania informacji.

Czy pracodawca może więc sprawdzać, co robisz przez cały dzień?

Może monitorować korzystanie ze służbowego komputera, ale nie oznacza to prawa do nieograniczonego śledzenia pracownika.

Monitoring musi mieć uzasadniony cel związany z organizacją pracy i korzystaniem z narzędzi służbowych. Pracodawca powinien określić jego zakres i sposób oraz wcześniej poinformować pracowników.

Im bardziej ingerujące jest narzędzie — na przykład zapisuje wszystkie naciskane klawisze, ruchy myszy albo regularnie wykonuje zrzuty ekranu — tym trudniej uzasadnić, że tak szeroka kontrola jest rzeczywiście potrzebna.

Podstawa prawna: art. 22³ w związku z art. 22² § 6–10 Kodeksu pracy.

Źródła:

• Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 — art. 22² i 22³.
• Urząd Ochrony Danych Osobowych — materiały dotyczące nowych technologii i monitoringu pracowniczego.
• Grupa Robocza Art. 29 — opinia dotycząca przetwarzania danych w miejscu pracy, publikowana przez UODO.
• Państwowa Inspekcja Pracy — zasady kontroli pracowników wykonujących pracę zdalną