
Programy well-beingowe stają się standardem w nowoczesnych organizacjach, które dbają o zdrowie fizyczne i psychiczne zatrudnionych. Firmy coraz częściej inwestują w dobrostan pracowników.
Jednak z punktu widzenia księgowości i podatków pojawia się istotne pytanie: czy wydatki na well-being można ująć w kosztach uzyskania przychodu i odliczyć VAT?
Czym są programy well-beingowe w ujęciu firmowym?
Program well-beingowy to zbiór działań mających na celu poprawę komfortu pracy, kondycji psychicznej i zdrowia pracowników. Może to być:
- dostęp do psychologa lub coacha,
- zajęcia sportowe (np. joga, treningi grupowe),
- opłacanie kart sportowych,
- działania integracyjne o charakterze prozdrowotnym,
- webinary dotyczące zdrowia psychicznego lub work-life balance,
- masaże, zajęcia oddechowe, konsultacje dietetyczne.
Te świadczenia mogą być organizowane przez pracodawcę jako element polityki kadrowej lub benefit poza płacą zasadniczą.
Well-being a koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Jeżeli program well-beingowy ma związek z działalnością firmy i wpływa na poprawę efektywności pracy, zmniejszenie absencji lub budowanie lojalności pracowników, wydatek może być uznany za koszt podatkowy.
Co można zaliczyć do kosztów?
W praktyce do kosztów najczęściej zalicza się:
- opłaty za organizację zajęć ruchowych w firmie,
- faktury za usługi psychologiczne lub szkoleniowe (jeśli skierowane do pracowników),
- finansowanie kart sportowych jako element polityki prozdrowotnej.
Warunkiem jest to, by świadczenia te były oferowane ogólnie i miały związek z zatrudnieniem (np. jako element strategii zatrzymywania kadry, zmniejszania rotacji, poprawy zdrowia zatrudnionych).
Co może budzić wątpliwości?
Wydatki o charakterze rekreacyjnym lub integracyjnym, które nie mają bezpośredniego związku z obowiązkami pracowniczymi, mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy. Przykład: finansowanie weekendowego wyjazdu z masażami i warsztatami medytacyjnymi – jeśli nie wykażesz wpływu tych działań na pracę i efektywność, fiskus może uznać to za koszt osobisty, a nie firmowy.
Well-being a podatek VAT
Możliwość odliczenia VAT zależy od tego, czy zakupiona usługa jest związana z działalnością opodatkowaną VAT-em oraz czy świadczenie ma charakter osobisty czy pracowniczy.
Odliczenie VAT – kiedy jest możliwe?
Jeżeli usługa well-beingowa:
- jest udostępniona ogółowi pracowników,
- ma związek z ich pracą,
- nie stanowi elementu wynagrodzenia (czyli nie podlega PIT po stronie pracownika),
to firma ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od faktury za taką usługę.
Jeśli jednak usługa ma charakter dobrowolnego świadczenia osobistego dla wybranych pracowników, niezwiązanego bezpośrednio z działalnością opodatkowaną VAT-em, odliczenie może nie przysługiwać.
Well-being jako przychód pracownika?
Świadczenia nieodpłatne, które otrzymuje pracownik, mogą stanowić przychód ze stosunku pracy. To oznacza konieczność doliczenia ich do wynagrodzenia brutto oraz pobrania zaliczki na PIT i składek ZUS.
Kiedy nie trzeba doliczać PIT?
Zgodnie z interpretacjami podatkowymi:
- jeśli świadczenie ma charakter zbiorowy i nie da się przypisać jego wartości do konkretnego pracownika (np. firmowe zajęcia jogi),
- jeśli pracownik nie ma realnej możliwości skorzystania z niego w pełni (np. dostęp do webinaru, na który nie musi się logować),
to nie stanowi ono przychodu i nie trzeba naliczać podatku.
Jeśli jednak np. pracownik otrzymuje imienną kartę sportową lub masaż w ustalonej godzinie – wtedy mamy do czynienia z konkretną wartością i należy rozważyć jej opodatkowanie.
Aktualne podejście organów podatkowych
Interpretacje indywidualne potwierdzają, że programy wspierające zdrowie psychiczne i fizyczne mogą być kosztem uzyskania przychodu – pod warunkiem, że są częścią polityki pracowniczej i służą firmie. Przykłady interpretacji:
- 0111-KDIB1-1.4010.47.2023.1.ŚS – dotycząca finansowania psychologa dla pracowników,
- 0111-KDIB2-1.4010.138.2021.1.AP – w sprawie kosztów zajęć sportowych w miejscu pracy.
Fiskus jednak zawsze analizuje konkretne okoliczności, dlatego warto dokumentować:
- cel świadczenia,
- ogólną dostępność dla pracowników,
- związek z działalnością firmy.
Podsumowanie: well-being w firmie a podatki
Program well-beingowy może być kosztem uzyskania przychodu i dawać prawo do odliczenia VAT, ale pod pewnymi warunkami. Kluczowe jest:
- wykazanie związku między świadczeniem a działalnością firmy,
- udokumentowanie ogólnej dostępności dla pracowników,
- unikanie świadczeń o charakterze osobistym i indywidualnym (chyba że są wliczane w wynagrodzenie).
Warto też skonsultować się z doradcą podatkowym i rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną – szczególnie jeśli planujesz wdrożyć większy pakiet benefitów lub oferować pracownikom niestandardowe formy wsparcia.