Wystawiasz faktury do 10 tys. zł miesięcznie? Od stycznia zmienią się zasady KSeF

Dla najmniejszych przedsiębiorców 2026 rok może być jeszcze okresem przejściowym w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się jednak wyjątek związany z limitem 10 tys. zł miesięcznie. W tym samym terminie zaczną być stosowane kary za określone naruszenia przepisów KSeF, a przy części firmowych przelewów pojawi się obowiązek podawania numeru faktury z systemu.

KSeF do 10 tys. zł. Kto może jeszcze korzystać z wyjątku?

Do 31 grudnia 2026 r. część najmniejszych przedsiębiorców może wystawiać faktury poza KSeF. Warunek jest jeden: łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej w danym miesiącu fakturami podlegającymi obowiązkowemu KSeF nie może przekroczyć 10 tys. zł. Od 1 stycznia 2027 r. ta preferencja znika.

Ważne jest przy tym, co faktycznie liczy się do progu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że uwzględnia się tylko sprzedaż dokumentowaną fakturami, które powinny być wystawione w KSeF.

Do limitu nie wlicza się m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów, sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, paragonów z NIP do 450 zł będących fakturami uproszczonymi oraz faktur wyłączonych z obowiązkowego KSeF na podstawie szczególnych przepisów.

Do tej kwoty nie należy też doliczać dokumentów pro forma. Powód jest prosty: pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie jest wystawiana w KSeF.

Jeżeli więc przedsiębiorca ma np. 8 tys. zł sprzedaży udokumentowanej fakturami podlegającymi KSeF oraz dodatkowo sprzedaż detaliczną dla konsumentów zarejestrowaną na kasie, sama sprzedaż konsumencka nie powoduje przekroczenia limitu 10 tys. zł.

Raz przekroczysz 10 tys. zł i nie wrócisz do wyjątku

To jedna z najważniejszych zasad okresu przejściowego.

Załóżmy, że przedsiębiorca wystawił w danym miesiącu faktury podlegające KSeF na łączną kwotę 9 tys. zł. Następnie wystawia kolejną na 2 tys. zł. Ta faktura przekracza limit i już ona musi zostać wystawiona w KSeF. W systemie trzeba wystawiać również wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem.

Nie ma przy tym możliwości powrotu do wcześniejszego rozwiązania. Jeśli w następnym miesiącu sprzedaż spadnie np. do 5 tys. zł, przedsiębiorca nadal pozostaje w obowiązkowym KSeF. MF wprost wyjaśnia, że późniejsze nieprzekroczenie progu nie ma już znaczenia.

Nie oznacza to natomiast, że trzeba poprawiać faktury prawidłowo wystawione poza KSeF wcześniej w miesiącu. Momentem granicznym jest konkretna faktura powodująca przekroczenie 10 tys. zł.

Możesz jeszcze nie wystawiać w KSeF, ale musisz już odbierać faktury

Okres przejściowy dla najmniejszych firm dotyczy wyłącznie wystawiania dokumentów.

Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. Dotyczy także przedsiębiorców, którzy dzięki limitowi 10 tys. zł mogą do końca roku wystawiać własne faktury poza systemem.

W praktyce oznacza to, że mała firma nie powinna czekać z przygotowaniem do KSeF do stycznia 2027 r. Nawet jeśli nadal korzysta z wyjątku przy wystawianiu własnych faktur, faktury od kontrahentów może już otrzymywać za pośrednictwem systemu.

Od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać kary

Rok 2026 jest pod tym względem okresem ochronnym. Administracyjne kary przewidziane w przepisach KSeF mają być nakładane dopiero za naruszenia dokonane od 1 stycznia 2027 r.

Nie chodzi jednak o karę za każdą literówkę na fakturze. Sankcje mogą dotyczyć m.in.:

• niewystawienia faktury w KSeF mimo takiego obowiązku,
• wystawienia faktury niezgodnie z wymaganym wzorem w przewidzianych przepisami trybach,
• nieprzesłania w odpowiednim terminie do KSeF faktury wystawionej poza systemem w trybie, który wymaga jej późniejszego dosłania.

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł wymierzyć karę do 100 proc. kwoty VAT wykazanej na fakturze, a gdy na fakturze nie wykazano podatku – do 18,7 proc. wartości należności ogółem. Są to maksymalne wysokości sankcji, a nie automatyczne kary nakładane w każdym przypadku.

Numer KSeF trafi do części firmowych przelewów

1 stycznia 2027 r. przyniesie jeszcze jedną zmianę. Czynny podatnik VAT płacący innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę ustrukturyzowaną będzie w określonych przypadkach musiał podać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator wygenerowany w systemie.

Dotyczy to płatności wykonywanych przelewem lub innym instrumentem pozwalającym podać tytuł transferu. Przy jednej fakturze wskazywany będzie jej numer KSeF, natomiast przy płatności obejmującej kilka faktur będzie można wykorzystać identyfikator zbiorczy. Obowiązek obejmie również płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

Nie oznacza to jednak obowiązku wpisywania numeru KSeF przy każdym przelewie wykonywanym przez firmę. Przepisy określają zarówno rodzaj faktury i płatności, jak i status podatkowy stron transakcji.

Mała firma nie powinna czekać do końca grudnia

Dla przedsiębiorcy, który nadal mieści się w limicie 10 tys. zł, najważniejsze są więc dwie daty. Do 31 grudnia 2026 r. może korzystać z okresowego wyjątku przy wystawianiu faktur, o ile wcześniej nie przekroczy limitu. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje istnieć.

Warto wcześniej sprawdzić dostęp do KSeF, sposób nadawania uprawnień księgowej lub biuru rachunkowemu oraz program używany do fakturowania. Tym bardziej że odbieranie faktur przez KSeF już obowiązuje.

Największą pułapką w 2026 r. może być natomiast sam limit. Nie wystarczy sprawdzić obrotu całej firmy. Trzeba ustalić wartość tych faktur, które podlegają obowiązkowemu KSeF, a po pierwszym przekroczeniu 10 tys. zł przejść do systemu już od faktury, która przebiła próg.